Voortaan kunnen Belgische notarissen de (koop-)akten verlijden via videoconferentie en dus zonder grote verplaatsingen. Dat kan nuttig zijn als de partijen elk hun eigen notaris hebben en als hun kantoren ver van elkaar liggen, bv. als iemand een tweede verblijf koopt aan de kust of in het kader van de afwikkeling van een nalatenschap. Het volstaat dat elke partij verschijnt voor de notaris van zijn keuze. Vandaar kan hij de toelichting en het voorlezen van de akte via videoconferentie bijwonen.

Dit wordt onder meer mogelijk gemaakt door een beveiligd elektronisch netwerk dat de notariskantoren met elkaar verbindt. Dankzij een veilig en performant netwerk kunnen notarissen data met elkaar en met de overheid delen, maar het maakt ook vertrouwelijke videoconferenties mogelijk. Het verlijden van een notariële akte op afstand is wettelijk mogelijk gemaakt door Potpourri V, een wet die tot stand kwam op initiatief van de federale minister van Justitie, Koen Geens (CD&V).

Hoe werkt het?

Om een akte op afstand te verlijden, moeten alle betrokken partijen akkoord gaan. Het volstaat dat elke partij verschijnt voor zijn eigen notaris. Uiteraard moeten alle betrokken notarissen, zowel de notaris die de originele akte zal bewaren als de notaris van de andere partij, de volledige videoconferentie bijwonen zodat zij steeds kunnen tussenkomen om de partijen bij te staan. Als het om een koopovereenkomst gaat, is het meestal de notaris van de koper die de originele akte bewaart.

Tijdens de videoconferentie kan elke partij de voorlezing van de akte op een groot scherm volgen. Zowel de partijen als de betrokken notarissen kunnen tijdens het overlopen van de akte vragen stellen of opmerkingen formuleren. Eventuele aanpassingen kunnen onmiddellijk worden aangebracht. Via het scherm kunnen alle betrokkenen de wijzigingen zien. Pas daarna wordt de aangepaste akte afgedrukt en ter ondertekening voorgelegd.

Omdat de akte ook nog op papier is, moet de partij die niet ter plaatse is een volmacht geven aan iemand die aanwezig is op het kantoor waar de akte zal getekend worden. Zo kan een volmacht gegeven worden aan een medewerker van de notaris die de akte bewaart. Op deze volmacht hoeven geen belastingen betaald worden.

De partijen moeten er bij een verkoop op toezien dat alle nodige attesten (bij een koop bv. EPC-attest, elektrische keuring, postinterventiedossier, basisakten, …) en minstens één sleutel tenminste vijf dagen op voorhand worden meegedeeld aan de notaris van de koper. Dat kan zowel per post als in persoon.

Het verlijden van een akte via videoconferentie belet dus niet dat de partijen elkaar horen en zien. Dit belangrijke aspect bij het verlijden van een koopakte blijft behouden.